Vi i Ganske Enkelt har sterk tro på at alle innkommende henvendelser, supportsaker, generelle forespørsler eller bestillinger, er like viktige. Selv en klage kan behandles på en slik måte at kunden får en positiv opplevelse og sitter igjen med følelsen av å bli hørt og tatt hånd om. For å skape gode kundeopplevelser må man ha en felles arbeidsprosess internt. Slike prosesser krever struktur og en arbeidsmetode som alle i teamet kan følge. Det krever også et felles kundeservicesystem. Når bedriften har tatt i bruk et slikt system og systematisk arbeider i dette verktøyet, ser man følgende fordeler:
1. Kunden får raskt svar.
Med et kundeservicesystem følger også en felles servicekø med muligheter for å sette kategorier. Her luker man vekk den største utfordringen. Henvendelser innsendt til en personlig e-postadresse forsvinner gjerne fort i havet av andre e-poster. Disse kan fort bli glemt etterhvert som nye arbeidsoppgaver og e-poster kommer. Med en felles servicekø har alle i teamet tilgang til relevant informasjon. Ingen saker gjemt, ingen saker glemt! Innkommende henvendelser kan raskt bli fordelt til riktig medarbeider som har tilgang til historikk, og dermed hurtig kan svare kunden.
Et system gir deg også mulighet til å opprette svarmaler og FAQer. Vi har skrevet en artikkel som tar for seg fordelen med svarmaler og FAQer, og det kan du lese her.