I tiden før e-post, sorterte man post basert på hvilken type post det var: regning, forespørsel, bestilling og reklame (eller økonomi, kundeservice, salg og reklame). I dag heter alt e-post og er en kjempehøy bunke med en salig blanding av ovennevnte typer. Illusjonen av at et elektronisk verktøy effektiviserer hverdagen er delvis sant. Man jobber ikke smartere eller mer riktig fordi verktøyet er elektronisk, men om man utnytter verktøyet smartere kan resultater oppnås raskere og bidra til økt kvalitet i SuperOffice.
Vi mener at det å ikke sortere e-post er en av de store feilene man gjør ved arkivering av e-post til CRM.
Mange arkiverer e-post til SuperOffice uten å tenke gjennom hva man faktisk arkiverer. Mange velger den første type dokument som kommer frem ved lagring; «innk. e-post» eller bare «e-post». Å arkivere e-post på denne måten er det samme som å stable alle brev i bunker basert på avsenderens navn – bunken sier ingenting om budskapet. Tenk hvor høye bunkene kan bli dere er 10 ansatte som gjør det samme? Hva om 3 år?
Ordet e-post indikerer at meldingen ble sendt elektronisk, men sier ingenting om innholdet eller budskapet. Et lignende eksempel er om vi hadde arkivert alle skannede dokumenter som ‘Skannet dokument’, som ikke heller ikke sier noe om innholdet, annet enn å indikere at noen har skannet et dokument som nå ligger i SuperOffice.
Baser type dokument på innholdet og budskapet i meldingen – forsøk å unngå bruk av standard typer som «innk. e-post» og tenk gjennom hvilke andre ord som kan sortere e-posten din på en mer detaljert måte, f.eks. bestilling, forespørsel, reklamasjon, endring, aksept. Det er her nøkkelen til virkelig god kvalitet og kontroll på kundedialog ligger: sorter din e-post basert på innhold og budskap, og ikke på bærer av budskapet.
Et eksempel – Vi mottar svar fra kunde som skriver at de aksepterer tilbud på å flytte SuperOffice til skyen:
