Sorterer du e-posten din?

I en travel hverdag er det lett å nedprioritere gode vaner for å jobbe raskt og få ting unna, selv om man innerst inne vet at det ikke nødvendigvis er det beste for bedriften. Jeg tenker da spesielt på e-post.

I tiden før e-post sorterte man post basert på hvilken type post det var: regning, forespørsel, bestilling og reklame (eller økonomi, kundeservice, salg og reklame). I dag heter alt e-post og er en kjempehøy bunke med salig blanding av ovennevnte typer. Illusjonen av at et elektronisk verktøy effektiviserer hverdagen er delvis sant. Man jobber ikke smartere eller mer riktig fordi verktøyet er elektronisk, men utnytter man verktøyet smartere kan resultater oppnås raskere og bidrar til økt kvalitet i SuperOffice.

Jeg mener at det å ikke sortere e-post er en av de store feilene man gjør ved arkivering av e-post til et CRM.

Jeg tror mange arkiverer e-post til SuperOffice uten å tenke gjennom hva man faktisk arkiverer. Jeg tror også mange ikke vet- eller velger den første type dokument som kommer frem ved lagring; «innk. e-post» eller bare «e-post». Å arkivere e-post på denne måten er det samme som å stable alle brev i bunker basert på kundens navn – bunken sier ingenting om budskapet. Tenk hvor høye bunker det blir når dere er 10 ansatte som gjør det samme? Hva om 3 år?

Ordet e-post indikerer at meldingen ble sendt elektronisk, men sier ingenting om innholdet eller budskapet. Eksempelvis om vi hadde arkivert alle skannede dokument som ‘Skannet dokument’, noe som ikke heller ikke sier noe om innholdet annet enn å indikere at noen har vært på skanneren og skannet et dokument som nå ligger i SuperOffice.

Baser type dokument på innholdet og budskapet i meldingen – forsøk å unngå bruk av standard typer som «innk. e-post» og tenk gjennom hvilke andre ord som kan sortere e-posten din på en mer detaljert måte, f.eks. bestilling, forespørsel, reklamasjon, endring, aksept. Jeg mener det er her nøkkelen til virkelig god kvalitet og kontroll på kundedialog ligger: sorter din e-post basert på innhold og budskap, og ikke bærer av budskapet.

Et eksempel – Jeg mottar svar fra kunde som skriver at de aksepterer tilbud på SuperOffice:

Høres logisk ut ikke sant? Ved å ta stilling til hvilken type dokument du lagrer e-posten som i SuperOffice samtidig som du skriver en god tekstlig beskrivelse øker du kvaliteten i systemet, forenkler søk og bidrar til bedre brukeropplevelse – for å nevne noen gevinster.

Jeg er sikkert på at når du først har kommet i gang vil du ikke gå tilbake – og vi i Ganske Enkelt hjelper deg gjerne med dette, du trenger bare å kontakte oss.

Så neste gang du arkiverer e-post, gjør deg selv en tjeneste; sorter e-posten din!