Sorterer du e-posten din?

I en travel hverdag er det fort gjort å nedprioritere gode vaner for å jobbe raskt og få ting unna, selv om man innerst inne vet at det ikke nødvendigvis er det beste for bedriften. Vi tenker da spesielt på e-post.

I tiden før e-post, sorterte man post basert på hvilken type post det var: regning, forespørsel, bestilling og reklame (eller økonomi, kundeservice, salg og reklame). I dag heter alt e-post og er en kjempehøy bunke med en salig blanding av ovennevnte typer. Illusjonen av at et elektronisk verktøy effektiviserer hverdagen er delvis sant. Man jobber ikke smartere eller mer riktig fordi verktøyet er elektronisk, men om man utnytter verktøyet smartere kan resultater oppnås raskere og bidra til økt kvalitet i SuperOffice.

Vi mener at det å ikke sortere e-post er en av de store feilene man gjør ved arkivering av e-post til CRM.

Mange arkiverer e-post til SuperOffice uten å tenke gjennom hva man faktisk arkiverer. Mange velger den første type dokument som kommer frem ved lagring; «innk. e-post» eller bare «e-post». Å arkivere e-post på denne måten er det samme som å stable alle brev i bunker basert på avsenderens navn – bunken sier ingenting om budskapet. Tenk hvor høye bunkene kan bli dere er 10 ansatte som gjør det samme? Hva om 3 år?

Ordet e-post indikerer at meldingen ble sendt elektronisk, men sier ingenting om innholdet eller budskapet. Et lignende eksempel er om vi hadde arkivert alle skannede dokumenter som ‘Skannet dokument’, som ikke heller ikke sier noe om innholdet, annet enn å indikere at noen har skannet et dokument som nå ligger i SuperOffice.

Baser type dokument på innholdet og budskapet i meldingen – forsøk å unngå bruk av standard typer som «innk. e-post» og tenk gjennom hvilke andre ord som kan sortere e-posten din på en mer detaljert måte, f.eks. bestilling, forespørsel, reklamasjon, endring, aksept. Det er her nøkkelen til virkelig god kvalitet og kontroll på kundedialog ligger: sorter din e-post basert på innhold og budskap, og ikke på bærer av budskapet.

Et eksempel – Vi mottar svar fra kunde som skriver at de aksepterer tilbud på å flytte SuperOffice til skyen:

Dårlig sortering

Hvis denne e-posten arkiveres som typen «Innk. E-mail» og vi beholder emnefeltet som tekst «SV: Tilbud på SuperOffice», vil det være vanskelig å vite at e-posten faktisk inneholder en aksept, som er en utløsende faktor for å igangsette leveranse til kunde.

Innkommende e-post

God sortering

E-posten burde arkiveres til SuperOffice under typen «Aksept fra kunde». I tillegg bør den kobles til riktig salg, og teksten endres fra e-postens emnefelt, til «Kunde aksepterer tilbud».

Aksept fra kunde

Dette høres logisk ut, ikke sant? Ved å ta stilling til hvilken type dokument du lagrer e-posten som i SuperOffice, samtidig som du skriver en god beskrivelse, øker du kvaliteten i systemet, forenkler søk, og bidrar til bedre brukeropplevelse – for å nevne noen gevinster.

Neste gang du arkiverer e-post, gjør deg selv en tjeneste; sorter e-posten din!