Brukergrupper brukes i all hovedsak for å lage en samling av brukere slik at man kan gjøre forholde seg til en gruppe istedenfor mange enkeltbrukere. Dette gjør det enklere å vedlikeholde Service når man har mange brukere.
En brukergruppe består kun av et navn, og eventuelt en overordnet brukergruppe. For å legge en bruker inn i en bestemt brukergruppe redigerer man saksbehandleren og velger riktig brukergruppe på Brukerinformasjon-fliken. En bruker kan kun tilhøre én brukergruppe. I SuperOffice CRM kan en bruker ha en primærgruppe og flere sekundærgrupper, men i Service har man maks én gruppe.
Når man skal konfigurere Service med nye brukergrupper skal man huske på at brukergrupper fungerer omtrent på samme måte som i SuperOffice CRM. Man skal lage brukergrupper som sier noe om hvor i organisasjonen personen hører hjemme, og ikke ut fra hvilken rolle personen har.
F.eks kan brukergrupper være satt opp som avdelinger eller geografiske lokasjoner. "Drammen", "Oslo", "Larvik", eller "Tekniker", "Rådgiver", "Forvaltning". Man skal IKKE definere brukergrupper ut ifra et rettighetsperspektiv.
Når brukere er plassert i egnede brukergrupper kan man forholde seg til gruppen på forskjellige steder i Service grensesnittet.
